Những điều doanh nghiệp cần lưu ý khi tự in hóa đơn năm 2018

noi-dung-khong-bat-buoc-tren-hoa-don-da-lap

Hóa đơn tự in là xu hướng hóa đơn hiện đại đang được áp dụng ở rất nhiều đơn vị và doanh nghiệp hiện nay. Vậy để sử dụng hóa đơn đỏ tự in thì doanh nghiệp cần quan tâm đến những vấn đề gì? Để có được câu trả lời thỏa đáng nhất thì hãy cùng LaSun chúng tôi tìm hiểu ở bài viết sau đây nhé.

Những điều doanh nghiệp cần lưu ý khi tự in hóa đơn năm 2018

Hóa đơn tự in là hóa đơn do các doanh nghiệp tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho khách hàng.

  • Các đối tượng được tự in hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

+ Doanh nghiệp được thành lập theo đúng quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất và khu công nghệ cao kể từ khi đã có mã số thuế.

+ Kể từ khi doanh nghiệp đã cấp mã số thuế và mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên được tính theo số vốn thực đã góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn, bao gồm cả các Chi nhánh hay có thể là các đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố cùng với trụ sở chính có thực hiện kê khai đầy đủ và nộp thuế GTGT.

+ Đối với các doanh nghiệp mới thành lập có số vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng. Thường là các doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có thực hiện đầu tư cho việc mua sắm tài sản cố định, máy móc hay các thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên được ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc hay các thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn nhưng phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

– Đã được cấp mã số thuế.

– Doanh nghiệp cần phải có doanh thu về bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.

– Doanh nghiệp phải có hệ thống thiết bị bao gồm: máy tính, máy in hay máy tính tiền để  đảm bảo cho việc in và lập hóa đơn khi bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ.

– Doanh nghiệp phải là đơn vị kế toán hoạt động theo đúng quy định của Luật Kế toán và phải có phần mềm tự in hóa đơn để đảm bảo định kỳ hàng tháng dữ liệu từ phần mềm tự in hóa đơn được chuyển vào sổ kế toán để doanh nghiệp hạch toán doanh thu và kê khai trên Tờ khai thuế GTGT để gửi cho cơ quan thuế.

– Đối với các doanh nghiệp không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành viêc xử phạt vi phạm pháp luật về thuế với tổng số tiền phạt vi phạm dưới năm mươi triệu đồng trong vòng ba trăm sáu mươi lăm ngày kể từ ngày thông báo về việc phát hành hóa đơn doanh nghiệp tự in lần đầu trở về trước.

– Đối với các doanh nghiệp mới thành lập thì trước khi thực hiện việc tự in hóa đơn, doanh nghiệp cần phải làm Văn bản đề nghị việc sử dụng hóa đơn tự in để nộp cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp. Trong thời gian 2 ngày làm việc kể từ khi cơ quan thuế nhận được văn bản đề nghị của doanh nghiệp, lúc này cơ quan thuế phải có ý kiến về điều kiện sử dụng hóa đơn tự in đối với doanh nghiệp. Trong trường hợp cơ quan thuế không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được quyền sử dụng hóa đơn tự in.

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn tự in và thuộc các đối tượng trên cùng với việc đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo đúng quy định thì trước khi tạo hóa đơn thì cần phải ra Quyết định áp dụng hóa đơn tự in và phải chịu trách nhiệm về quyết định này.

cac-doi-tuong-duoc-tu-in-hoa-don-khi-ban-hang-hoa

Các đối tượng được tự in hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

  • Thông tin chủ yếu về hóa đơn tự in:

+ Tên hệ thống thiết bị trên máy tính, máy in, phần mềm ứng dụng dùng để in hóa đơn.

+ Bộ phận kỹ thuật hoặc có thể là tên nhà cung ứng dịch vụ sẽ phải chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật tự in hóa đơn.

+ Trách nhiệm của từng bộ phận liên quan đến việc tạo, lập, luân chuyển và những lưu trữ dữ liệu hóa đơn tự in trong nội bộ tổ chức.

+ Mẫu các loại hóa đơn tự in của doanh nghiệp cùng với mục đích sử dụng của mỗi loại cần phải đáp ứng các tiêu chí để khi lập đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định.

Đồng thời, trước khi đưa hóa đơn vào sử dụng, doanh nghiệp phải ra Thông báo phát hành hóa đơn kèm theo hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp và niêm yết công khai tại các cơ sở sử dụng hóa đơn.

thong-tin-chu-yeu-ve-hoa-don-tu-in

Thông tin chủ yếu về hóa đơn tự in

  • Những lưu ý về việc tự in hóa đơn:

+ Đối với các doanh nghiệp thuộc đối tượng được tự in hóa đơn mà có rủi ro cao về thuế, thì theo quy định doanh nghiệp đó phải chuyển sang mua hóa đơn có thời hạn của cơ quan thuế nhưng không muốn mua thì doanh nghiệp sẽ sử dụng hóa đơn tự in.

+ Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in sẽ có trách nhiệm báo cáo với cơ quan thuế tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định.

nhung-luu-y-ve-viec-tu-in-hoa-don

Những lưu ý về việc tự in hóa đơn

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn

– Nội dung bắt buộc ghi trên hóa đơn của doanh nghiệp đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy.

– Tên của loại hoá đơn:

+ Tên của loại hóa đơn cần được thể hiện trên mỗi tờ hoá đơn.

– Ký hiệu về mẫu số hoá đơn cùng với ký hiệu hoá đơn.

+ Ký hiệu hoá đơn là dấu hiệu để có thể phân biệt hoá đơn bằng hệ thống chữ cái của tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.

– Tên liên trên hóa đơn:

+ Liên hóa đơn là các tờ được thể hiện trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hoá đơn cần phải có từ 2 liên trở lên và có thể tối đa không quá 9 liên.

– Số thứ tự hoá đơn.

+ Số thứ tự của hoá đơn là số thứ tự được thể hiện theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hoá đơn và gồm có 7 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn đó.

– Tên, địa chỉ cùng với mã số thuế của người bán.

– Tên, địa chỉ cùng với mã số thuế của người mua.

– Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; số lượng; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.

– Người mua, người báncần phải  ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán cùng với ngày, tháng và năm lập hoá đơn.

– Tên của tổ chức nhận in hoá đơn cho doanh nghiệp.

noi-dung-bat-buoc-tren-hoa-don

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn

  • Nội dung không bắt buộc trên hóa đơn đã lập:

+ Ngoài những nội dung bắt buộc cần ghi trong hóa đơn, tổ chức kinh doanh có thể tạo thêm các thông tin khác để có thể phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình như: tạo lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc cũng có thể là quảng cáo.

+ Đối với các thông tin tạo thêm trên hóa đơn cần phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành và lưu ý là không che khuất hay làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.

noi-dung-khong-bat-buoc-tren-hoa-don-da-lap

Nội dung không bắt buộc trên hóa đơn đã lập

  • Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc:

+ Đối với các tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo hay phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có đầy đủ chữ ký người mua, dấu của người bán trong các trường hợp như sau: hóa đơn điện; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ ngân hàng cần phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.

– Hóa đơn tự in đối với tổ chức kinh doanh siêu thị hay trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật nhưng không nhất thiết phải có tên hay địa chỉ cùng với mã số thuế, chữ ký của người mua và dấu của người bán.

– Đối với các loại tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn thì không nhất thiết phải có đầy đủ chữ ký người bán, dấu của người bán cùng với tên, địa chỉ, mã số thuế và chữ ký của người mua.

– Đối với với các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn và chấp hành tốt pháp luật thuế thì có thể căn cứ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng cùng với cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp.

– Còn đối với các trường hợp khác thì cần phải tuân theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Lưu ý: Trên tất cả các hóa đơn đặt in vẫn cần phải thể hiện được tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hóa đơn đặt in.

lasun-dia-chi-cung-cap-dich-vu-in-hoa-don-uy-tin

LaSun – Địa chỉ cung cấp dịch vụ in hóa đơn uy tín và chất lượng nhất hiện nay

Hi vọng với những chia sẻ trên đây có thể giúp ích được cho bạn đọc. Nếu có bất cứ vấn đề gì thắc mắc thì bạn có thể liên hệ trực tiếp với laSun để nhận được sự tư vấn tốt nhất nhé. Chúc bạn luôn thành công nhé!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *